Lunedì, 12 Ottobre 2020 19:14

Tutela della privacy all’interno di un asilo nido

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Intervento del Garante. Raccolta di dati sensibili riferiti ai minori. Gestione dell’immagine del minore. Criteri e regole per redigere una liberatoria. Obblighi del nido per essere in regola con la privacy.

 

 

 

 

 

 

L’intervento del Garante.

Il Garante della Privacy già in passato dovette intervenire (doc. web. n. 2554925) in merito alla procedura preposta per stabilire la graduatoria di ammissione all’asilo nido.

Le informazioni richieste erano sicuramente molteplici, e rivelavano dati anche di natura sanitaria, per altro valutate ininfluenti ai fini della verifica della sussistenza dei criteri richiesti per l’iscrizione, questo per quanto concerne, ovviamente, i nidi comunali.

Per questo venivano esclusi, per mancanza di pertinenza e di eccesso vero e proprio rispetto alla finalità della procedura, tutti i dati riguardanti le informazioni relative allo stato civile di uno dei genitori (separato, divorziato, deceduto), alle vicende giudiziarie (eventuali procedimenti pendenti per affido o adozione), addirittura anche l’eventuale origine straniera dei genitori.

 

 

 

Cosa è cambiato dopo il GDPR.

Iniziamo col dire che trattandosi di dati che riguardano i minori, l’attenzione alla predisposizione dei moduli per la raccolta del consenso deve essere massima, specifica e scrupolosa, soprattutto quando si passa dai dati personali a quelli sensibili.

Nella categoria dei dati personali, rientreranno, di norma, quelli forniti dai genitori all’atto dell’iscrizione, indispensabili per poter accedere al servizio.

Per questi dati, in realtà non vi è una necessità vera e propria di acquisire il consenso, perché sono strettamente connessi ed indispensabili alla conclusione del contratto o per beneficiare del servizio disposto dal Comune.

L’asilo, oltre ai dati personali del minore e dei genitori (nome, cognome, indirizzo, telefono) potrebbe richiedere anche l’indicazione dei dati di altri soggetti adulti, nonché la fotocopia di un documento d’identità degli stessi, al fine di identificare coloro che possono prelevare il minore dal nido, al posto dei genitori.

In questo caso, si tratta di informazioni facoltative e non obbligatorie, per le quali basterà limitarsi allo stretto uso per le quali vengono rilasciate.

 

 

 

Raccolta di dati sensibili.

La raccolta dei dati sensibili invece, ovvero quelli che possono rivelare lo stato di salute del minore, ipotesi che riguarda soprattutto gli asili dotati di una mensa o che includono attività pomeridiane dedicate all’esercizio fisico, richiede un’attenzione più specifica.

Infatti tutti quei dati sensibili ad esempio, allergie, intolleranze, ma anche appartenenza a credi religiosi che vadano ad incidere sull’alimentazione del minore, dovranno essere oggetto di uno specifico consenso e non solo.

Particolarmente accurata, in tal caso, dovrà essere l’informativa circa il trattamento di tali dati particolari, fornita ai genitori o a coloro che esercitano la potestà genitoriale.

Dunque, assicurarsi che gli stessi comprendano bene le finalità del trattamento, siano esse previste dalla legge (si pensi alla questione obbligo/non obbligo di esibire l’attestazione per le vaccinazioni), oppure connesse alla possibilità di usufruire dei servizi (ad esempio mensa e palestra) e specificare in maniera chiara che, per nessun motivo, tali dati saranno trattati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati forniti.

Altra questione riguarda il consenso ad acquisire e pubblicare foto di classe.

Anche in questo caso sarebbe opportuno acquisire un preventivo consenso alla pubblicazione, sui siti istituzionali o quelli social della scuola, delle foto scattate in occasione di eventi come recite, sfilate, cortei, ecc., raffiguranti i minori ed in particolare quelle dove sono riconoscibili i volti.

Sul punto, si precisa che esistono altri orientamenti che sono dell’idea che non ci sia bisogno chiedere il consenso ai genitori per la pubblicazione delle foto dei minori sui siti legati alla scuola, per esempio sul giornale della scuola.

 

 

 

Gestione dell’immagine del minore.

Un accenno sulla gestione dell’immagine.

Il suggerimento più corretto è sempre quello di farsi rilasciare una liberatoria dai genitori, al plurale in modo da evitare al titolare del trattamento, successive e, spesso, lunghe sedute di chiarimenti e tentativi di placare dispute di quel genitore eventualmente contrario alla pubblicazione della foto ritraente il figlio, soprattutto nelle ipotesi di genitori separati/divorziati, con la paventata ipotesi di ricorrere alla tutela del Garante per il trattamento illecito ipotizzato.

Questo prudente suggerimento si incontra anche nei criteri espressi dal Garante sul tema, fin dai documenti del 2016, tesi a sensibilizzare il trattamento dell’immagine del minore, alla luce della grande semplicità e direi anche pericolosità, con la quale è oramai possibile “scaricare” la stessa dal web e, magari, condividerla in siti “a rischio” all’interno del cosiddetto “Dark Web”, ma anche più semplicemente in gruppi di WhatsApp.

 

 

 

Come redigere una liberatoria.

Per redigere una liberatoria quanto più completa si dovranno indicare:

  • le finalità esclusive dell’utilizzo delle foto, teso a documentare le attività formative ed eventuali eventi extra scolastici;
  • i siti dove saranno pubblicate le immagini e la privacy applicata per la loro condivisione e visibilità.

Per concludere, è sempre auspicabile utilizzare un criterio di proporzionalità unitamente a quello della prudenza, che si andrà a rapportare in maniera diretta anche alla tipologia delle immagini, più “gradato” per quelle ritraenti “gruppi” di bambini dove non risulta agevole la singola individuazione del minore, più “alto” in rapporto a quelle che ritraggono un primo piano.

 

 

 

Una condotta da evitare.

Da evitare è quella condotta relativa al caso in cui, a seguito di una “grave” negligenza comportamentale o di un “capriccio” del bambino, il genitore successivamente ad un contatto telefonico con l’insegnante per le spiegazioni di rito, chieda a quest’ultimo l’invio immediato di una foto raffigurante il minore a dimostrazione visiva dei fatti accaduti.

In tal caso, qualora l’insegnante acconsentisse, non avverrebbe solamente il passaggio della foto tra i due cellulari, in quanto gli smartphone sono dotati di una memoria delle immagini che darebbe luogo ad un trattamento di archiviazione di un dato, in assenza di consenso e di una finalità strettamente connessa ed indispensabile al trattamento.

Pertanto, anche in questo caso, occorre prudenza e limitare tale condotta per situazioni “estreme” che possano minare l’incolumità fisica del minore, distinguendo i casi dove l’immagine o breve video, siano invece di ausilio ad aiutare l’insegnante ad un tempestivo soccorso del minore.

 

 

 

Obblighi fondamentali per un asilo a prova di privacy.

L’asilo, al fine di ritenersi in regola con la normativa privacy, dovrà:

  • predisporre un modulo di consenso chiaro e quanto più completo possibile;
  • predisporre un registro dei trattamenti;
  • procedere a nominare il responsabile protezione dati.

 

 

 

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Francesco Nepi

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Collaborazione con Generali Assicurazioni, Baierische Vita S.p.A., De Agostini. 

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Dicembre 2014 Federprivacy Master su Privacy Officer & Consulente della Privacy.

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